como se tornar mais organizado e produtivo

10 Dicas de como se tornar mais organizado e produtivo

Porquê precisamos aprender a como se tornar mais organizado e produtivo?

VOCÊ PRECISA TOMAR DECISÕES

Se tem algo que vai influenciar bastante em suas decisões, é a sua organização. Vivemos em um mundo aonde as coisas estão acontecendo de forma muito acelerada, estão todos “sem tempo”. Mas lembre-se, somos nós que estamos sem tempo, mas o tempo continua o mesmo, o tempo nunca mudou.

E pelo fato de não conseguirmos alcançar os resultados esperados reclamamos de tudo e esquecemos que o culpado de tudo somos nós com a nossa falta de organização, não organizamos nem as nossas ideias, quanto mais o universo exterior, por isso precisamos focar primeiro naquilo que é essencial para depois analisar o trivial.

Este manual de como se tornar mais organizado e produtivo foi escrito para levar você a analisar o seu dia-a-dia e responder à seguinte pergunta: Por que você age assim quando realiza determinada tarefa?

E é isso que vamos ver AGORA – Como se tornar mais organizado e produtivo

1. PREPARE-SE PARA O SUCESSO

A preparação é algo crucial em qualquer objetivo que desejamos atingir principalmente quando se quer aprender como se tornar mais organizado e produtivo.

Siga as três etapas:

  •  Tome nota de como é o seu dia-a-dia durante essa semana, tanto no trabalho como em sua vida pessoal. Você se surpreenderá ao descobrir o tempo que leva para realizar suas tarefas.
  • Depois de uma semana, analise o resultado da planilha de atividades e o tempo gasto em cada item. Identifique o que é desnecessário e elimine.
  • Descubra ou arranje tempo para se dedicar às tarefas ou atividades realmente essenciais, que muitas vezes são preteridas por causa de compromissos relativamente menos importantes, até mesmo desnecessários.

Logo que tiver se acostumando a anotar quanto tempo leva para executar cada tarefa, é provável que você comece a identificar padrões em atividades, interrupções e eventos não planejados. O próximo passo é usar as estratégias apresentadas aqui para manejar esses padrões de forma eficiente.

O segredo é praticar. Escolha duas ou três ideias de cada vez e coloque-as em prática até que transformem em um habito. Repita o processo, sempre agregando duas ou três novidades à sua rotina.

2. ASSUMA O CONTROLE DE SEU DIA

Você pode gerenciar seu dia, ou o seu dia gerenciar você. Trata-se de uma questão de disciplina. Mas, para assumir o controle da sua vida, você terá de:

  • Mudar a maneira de pensar. Você tem mais poder do que imagina, mas precisa agir e negociar seus
    movimentos ao longo do dia.
  • Ser mais paciente. Você precisa diminuir o ritmo, em vez de correr de um lado para o outro.
  • Tornar-se mais disciplinado. Entenda que há tempo de lugar para tudo. Se você não seguir as regras, vai pular de tarefa em tarefa e ficar com a sensação de que “o dia passou muito rápido!”.

Quando você gerencia seu tempo com competência, demonstra a quem está ao seu redor a melhor maneira de se fazer aquilo e passa a entender como se tornar mais organizado e produtivo.

Comece e termine cada tarefa, em vez de correr de um lado para outro: Quando lhe pedirem para fazer algo,procure realizar a tarefa da melhor maneira possível. O ideal é que você e a pessoa que fez o pedido fiquem satisfeitos.

Faça uma coisa de cada vez como as pessoas de sucesso. 

Para assumir o controle do seu dia, é preciso entender que há tempo e lugar para tudo. Quem gerencia o tempo com Sucesso sabe que é apenas uma questão de disciplina.

3. ESTABELEÇA SUAS METAS

O primeiro passo para administrar o seu tempo é descobrir o que você precisa ou deseja conquistar.

Um objetivo é o resultado final para o qual você direciona tempo, energia e recursos. Ele deve definir o resultado e o propósito. Veja porque é importante estabelecer objetivos claros para aprender como se tornar mais organizado e produtivo:

  • Objetivos dão sentido à administração de tempo
  • Objetivos proporcionam clareza e foco sobre linhas de ação
  • Objetivos melhoram o desempenho porque estabelecem responsabilidades pelos resultados
  • Objetivos fornecem a estrutura para alcançar o sucesso que você deseja

Para estabelecer objetivos, a primeira etapa é imagina-los em sua sua mente. Feche os olhos e mentalize a tarefa acabada ou o projeto completo – enfim, o resultado final.

Um conselho importante: Tome nota de tudo ao longo do processo. Existe uma relação direta entre o tanto que você escreve a respeito de seu projeto, ou tarefa, e a probabilidade de ser bem sucedido nele. Quanto mais você escreve, maiores são o seu comprometimento e a possibilidade de sucesso.

Escrever ajuda a esclarecer as ideias. Seus projetos ou seus objetivos se tornam mais reais à medida que você os coloca no papel. E também porque somos criaturas visuais: ver as palavras escritas torna o compromisso mais forte e então você entendera como se tornar mais organizado e produtivo.

Você precisa ter muito cuidado se não souber para onde está indo, porque pode não chegar lá. – Yogui Berra

4. PENSE DE FORMA REALISTA

Qual é a principal razão de as pessoas não atingirem seus objetivo sou não conseguirem cumprir seus prazos? Simples! Elas não admitem eventuais erros, interrupções e eventos inesperados.

Por isso é tão importante tentar antecipar obstáculos ou mudanças potenciais ainda em seus estágios iniciais ou, no mínimo, antes que ocorram. E conferir constantemente seu progresso e o de sua equipe. Quando você identifica algum problema o mais cedo possível, consegue criar um plano para evitá-lo, ou resolvê-lo antesque se instale.

É bom ser otimista, mas, às vezes, na hora de estabelecer as próprias metas, as pessoas agem como se nunca nada tivesse dado errado. É essencial ser realista e reconhecer a possibilidade de surgirem problemas.

Na verdade, o ideal seria identificar todas as possibilidades de as coisas saírem errado e desenvolver planos contingenciais para enfrenta-las. Ter um plano B é sempre recomendável.

Quando alguém lhe passar um trabalho, não hesite em fazer tantas perguntas quantas quiser até entender exatamente o que é o projeto e o que se espera dele.

Quando você admite a possibilidade de as coisas não darem certo, se sente mais confiante na própria capacidade de cumprir os prazos e alcançar os objetivos. A partir daí, você tem todo o direito de ver as coisas pelo lado bom.

Para ser capaz de entregar um projeto no prazo, é importante acreditar que você tem capacidade para isso. Certifique-se de que seus objetivos são possíveis e que seu cronograma é realista.

É melhor prometer menos e fazer mais do que criar expectativas excessivas e deixar todo mundo frustrado.

Quando você assumir um projeto, comporte-se da seguinte forma:

Tire proveito de sua experiência: Reflita sobre projetos com as mesmas características. De que jeito você poderá empregar essa experiência para planejar o novo projeto e torná-lo um sucesso?

Analise os problemas anteriores: O que foi que deu errado nesses projetos? Não esqueça as sábias palavras do filósofo espanhol George Santayana: Aqueles que não conseguem recordar o passado estão condenados a repeti-lo. Evite repetir os problemas que prejudicaram esses projetos anteriores.

Considere os recursos que vai precisar: Do que e de quais pessoas você precisará para fazer o trabalho? O que ou quem lhe poderá ser útil? você precisa definir isso e só então entendera como se tornar mais organizado e produtivo.

Comunique suas expectativas aos outros, para que eles saibam o que precisam fazer a fim de ajudá-lo a atingir os seus objetivos. Também pergunte de que forma você e seu grupo podem levá-los a alcançar suas próprias metas.

5. PROGRAME SEU TRABALHO

A tendência para deixar tudo para depois é, sem duvida, um problema (que será discutido na próxima lição), mas é igualmente complicado iniciar qualquer ação sem o planejamento apropriado. Todo nós conhecemos o perigo de assumir a postura de preparar, apontar, fogo. Afinal, é o tipo de abordagem que nos leva a cometer erros e a criar problemas, algumas vezes desperdiçando recursos e frustrando os outros.

Mas atirar-se entusiasticamente a um projeto também não é a solução. Especialmente quando depois da reação inicial a pessoa começa a andar mais devagar, ou acaba parando totalmente, à medida que se sente assoberbada pelo trabalho.

Ambas as questões – adiamento e precipitação – podem ser evitadas ou superadas, da mesma forma: pelo planejamento.

A principal razão por que as pessoas adiam e transferem as tarefas para outro dia é que o trabalho lhe parece muito envolvente e difícil de ser realizado. Por isso, a maneira mais eficiente de se lidar com esse problema ainda é a antiga estratégia militar de dividir para conquistar.

Separe as grandes empreitadas em etapas – lembre-se: quanto mais difícil o trabalho, tanto menores as divisões. Todos já escutamos o velho ditado: A viagem mais longa começa pelo primeiro passo.

Portanto, dê um passo pequeno, o mais fácil e rápido possível.

Quanto mais especifico for o seu plano, mais real se tornará cada tarefa e mais racionalmente você organizará cada uma dessas etapas. As três sugestões abaixo deverão ajudá-lo a planejar seu trabalho ainda com mais eficiência:

Escreva seu plano nos mínimos detalhes: Escrever detalhadamente o projeto facilita a execução de cada etapa.

Comunique-se: Esse é um fator-chave no planejamento de tarefas e de projetos e na conquista de suas metas. Além disso, a troca de informações demonstra e reforça o seu comprometimento.

Crie recompensas para cada etapa do projeto: Todo sucesso deve ser recompensado. Assim, estabeleça um prêmio para cada passo bem-sucedido, e que seja proporcional à importância da etapa alcançada.

6. NÃO FIQUE ADIANDO AS COISAS

A melhor maneira de evitar o hábito de deixar para depois o que pode fazer hoje é subdividir a tarefa de forma que seja possível trabalhar um pouco nela todos os dias. Há casos, porém, em que nem o melhor planejamento evita essa tendência. Todos nós procrastinamos de alguma forma.

É por isso que temos de agir de acordo com as dicas abaixo:

  • Perceber quando estamos adiando algo e entender o porquê
  • Identificar que atividades preferimos realizar no lugar daquelas que estamos protelando
  • Determinar etapas para administrar e superar o hábito de deixar sempre tudo para depois

Agora, reflita e identifique quais são as atividades que o afastam das tarefas que você precisa finalizar. Você pode ter suas predileções, e são justamente essas as razões que pode estar impedindo você de aproveitar ao máximo seu potencial.

Reserve um minuto do seu tempo e faça uma lista das atividades que você prefere realizar quando tem outros compromissos agendados – você poderá aprender algumas coisas interessantes a respeito de si mesmo.

Talvez você se sinta motivado pela urgência. As pessoas reagem à pressão por motivos variados. Basta o telefone tocar ou alguém bater à porta que elas largam tudo o que estão fazendo para atender o novo pedido ou exigência. Elas adoram apagar um incêndio, pois são movidas a adrenalina. As emergências fazem com que se sintam mais vitais, heroicas mesmo.

Mas não esqueça que elas raramente recebem crédito ou são promovidas por isso: elas permanecem exatamente onde estão, porque sempre haverá novos incêndios para apagar. Quem resolve o problema que deu origem à emergência já tem mais chance de promoção – afinal, é preciso que alguém resolva os problemas urgentes que surgirem em outros lugares.

Seguem abaixo três sugestões para ajudar a fugir da tendência de adiar as coisas:

Trabalhe sempre na parte da manhã: É provável que você tenha mais energia e capacidade de concentração no período da manhã.

Crie sua própria motivação: Resista as pressões externas com sua própria urgência interior – a importância de seu projeto, a necessidade de cumprir cada tarefa conforme o planejado e o apelodas recompensas que você estabeleceu para si mesmo. Essa estratégia é especialmente eficaz se você acha que rende mais quando trabalha sob pressão.

Relaxe: não, não pare de trabalhar duro. Apenas tente ser menos viciado em adrenalina. As pessoas que deliberadamente trabalham sob pressão prosperam na adversidade. Mas esses heroísmos individuais podem não funcionar bem com sua equipe, menos ainda com seus superiores.

Os adiamentos tornam difíceis as coisas fáceis, e as difíceis
ainda mais difíceis. – Mason Cooley

7. PLANEJE O USO DE SUA ENERGIA

No final de cada dia, quando estiver programando a agenda do dia seguinte, inclua uma manhã super produtiva. A pessoa comum começa o dia gastando entre uma e três horas respondendo emails, verificando os recados na secretária eletrônica, respondendo a chamadas telefônicas ou verificando coisas com o chefe, com outros colegas ou com seus subordinados – ou sejam construindo relacionamentos.

Reduza o tempo dedicado a tudo isso: no máximo, 30 minutos, para fazer o que tem de mais importante mais cedo. Isso é disciplina!

Outra dica: só saia para almoçar quando as pessoas que costumam interrompê-lo já estiverem voltando. Isso reduz em uma hora ou duas o tempo disponível para que elas o interrompam. E não trabalhe enquanto estiver comendo nem faça lanches em seu escritório

Empregue a mesma abordagem, a mesma estrutura e a mesma disciplina durante o período da tarde. Se distribuir suas tarefas ao redor das duas atividades mais importantes, trate de reunir as pequenas tarefas (como telefonemas e e-mails) em blocos e não deixe que as interrupções e as emergências ditem o ritmo.

Fazendo isso, você consegue trabalhar de forma mais inteligente, sem precisar se esforçar excessivamente. E saiba que ficar trabalhando até tarde só vai fazer com que, no dia seguinte, você ache mais difícil retornar ao trabalho na hora certa, sentindo-se renovado para uma manhã cheia de energia. Passe os últimos 15 minutos de cada dia planejando o que vai fazer no dia seguinte.

A manhã de segunda-feira é critica. Se você começar bem, é provável que a semana inteira transcorra de forma mais harmoniosa. Nunca marque reuniões ou conferencias telefônicas para o começo das manhãs de segunda-feira.

Não planeje de mais. Temos a tendência para superestimar em 20% o tempo que determinada tarefa vai levar. Se você não abrir espaço para reuniões de ultima hora e problemas imprevistos, vai acabar se estressando e falhando no cumprimento de suas tarefas.

Tire vantagem de seus ciclos energéticos: Existem três ciclos de energia ao longo do dia. Para 75% das pessoas, eles são decrescentes: o pico energético mais forte acontece pela manhã, à tarde ele enfraquece e à noite está terminando. Use a manhã com mais eficiência e evite ficar trabalhando até mais tarde.

Prepare sua agenda de maneira inteligente: Quando estiver planejando seu dia, procure formas de estrutura-lo melhor para poder trabalhar com mais disciplina. Resolva as atividades mais importantes na parte da manhã, deixando espaço à tarde para interrupções e eventos não-planejados.

Comece mais cedo e saia na hora: Isso é mais inteligente do que começar na hora e sair mais tarde. Você pode realizar mais coisas antes que os outros cheguem e passar mais tempo com as pessoas de que você gosta. As famílias percebem quem volta tarde da noite e se ressentem.

8. DEFINA SUAS PRIORIDADES

O primeiro passo para definir prioridades é tomar nota das coisas que consomem o seu tempo durante uma semana, tanto no trabalho como em casa. Quais tarefas você está cumprindo e como as está escolhendo? A partir das respostas a essas perguntas, você está apto a empregar o Método ABC, ou então a estabelecer uma Matriz de Decisão a fim de criar um ranking de prioridade para suas tarefas.

O Método ABC é simples:

Uma tarefa A é aquela que você tem de fazer agora: o prazo final é hoje, é importante para o seu chefe; vai lhe dar visibilidade e salientar suas habilidades, além de ser vital para as necessidades de seus clientes, de seus colegas e dos membros de sua equipe.Uma tarefa B é aquela que você deveria fazer agora: corresponde aos critérios das tarefas A, com a diferença de que o prazo final não é hoje.

Uma tarefa C é aquela que você gosta de fazer: em geral é algo em que você sempre procura se envolver sempre que tem tempo sobrando.

Ao estabelecer prioridades, é preciso saber por que algumas tarefas são mais importantes que outras e quando deverão ficar prontas. Não presuma o que as pessoas querem dizer só pelo tom de sua voz ou por quem está ao seu redor. Simplesmente, pergunte: Para quando você realmente precisa disso?

No caso oposto, quando é você quem precisa de alguma coisa dos outros, deve dizer-lhes claramente o prazo e a razão da necessidade. Isso vai ajuda-los a estabelecer prioridades e a entender melhor o compromisso que assumiram com você.

Tudo isso parece simples, mas algumas vezes, apesar das melhores intenções, escolhemos uma empreitada por motivos que desafiam os critérios lógicos. Costumamos optar por coisas fáceis, por algo que nos interessa ou por aquilo que estão nos cobrando.

Analise os projetos que você costuma fazer primeiro, a fim de entender melhor o que o motiva. Quanto mais depressa você escolhe e finaliza um trabalho relacionado a seus objetivos, mais depressa você voltará para casa.

Além disso, suas chances de ser promovido por completar as tarefas mais difíceis pra você são maiores do que as decorrentes de realizar tarefas fáceis ou de resolver problemas urgentes.

Ao estabelecer prioridades, não esqueça de:

Pensar a respeito de cada tarefa antes de fazer sua escolha: Como escolher a tarefa mais importante de acordo com cada um dos métodos explicados aqui? Só leva alguns momentos para fazer a melhor escolha – e você se comportará com maior segurança.

Dividir os projetos em partes menores: Esse conselho já foi dado antes, mas nunca é demais repeti-lo. Já que frequentemente optamos pelas tarefas mais fáceis e simples, podemos protelar os projetos – a não ser que eles estejam divididos em blocos menores e possam competir com as tarefas menos importantes.

Saber o que é importante para seu líder: Isso deverá ajuda-lo a estabelecer prioridades, caso você não consiga decidir pela avaliação das tarefas em termos de objetivos.

A razão numero 1 por que as pessoas não estabelecem corretamente as suas prioridades é que elas não dispõem das informações necessárias: por que as tarefas são importantes e quando devem ficar prontas.

9. FAÇA UMA COISA DE CADA VEZ

A maior parte das pessoas tenta fazer várias coisas ao mesmo tempo. Não obstante, os estudos demonstram que as mais bem sucedidas fazem somente uma coisa de cada vez, pois perceberam que assim gastam menos tempo do que pulando de uma tarefa para outra.

Manter o foco em uma única função permite maior poder de concentração, mais rapidez na realização das tarefas cotidianas e menos erros cometidos. É preciso ter disciplina e método, mas os resultados valem o esforço.

A verdade, porém, é que executar diferentes tarefas é uma forma ineficiente de lidar com os problemas provocados pelo mau gerenciamento de tempo.

Como você evita isso? As pessoas de sucesso o fazem de duas maneiras, dependendo da importância e da urgência da tarefa apresentada.

Caso a interrupção tenha prioridade sobre o que você esta fazendo no momento, aceite. Anote os pensamentos ou idéias importantes que lhe ocorrerem a respeito do trabalho que estiver executando e registre o ponto em que parou.

Só então guarde tudo no arquivo geral e recoloque o tema em sua agenda diária antes de atender à nova solicitação. Seja metódico.

Se a interrupção não for tão importante assim, termine o que está fazendo antes de avaliar a solicitação que acabou de chegar. Pode ser que ela seja menos urgente que todas as outras tarefas que já se encontram em sua programação.

Lembre-se de que quem é bem-sucedido se esforça ao máximo para finalizar seus pensamentos, tarefas, ou quaisquer outras obrigações em que esteja envolvido, antes de assumir um novo encargo. Isso evita o processo de “começa/pára, começa/pára” em que muita gente se enreda o dia inteiro. E que é uma das grandes causas da queda de produtividade no trabalho.

Se você se sentir compelido a executar multitarefas, saiba como escapar dessa armadilha:

Obtenha informações específicas: Por que preciso realizar essa tarefa? Qual é o prazo final para completá-la?

Verifique sua agenda geral: Em vez de aceitar o pedido automaticamente, verifique sua agenda geral e analise a prioridade dessa nova tarefa em relação a todas as outras tarefas que já se encontram em sua programação.

Consulte seu superior imediato: Quando sua agenda está superlotada e a pessoa que lhe passou a tarefa alega se tratar de “uma oferta irrecusável”, peça a seu chefe que decida em que ordem você deve cumprir suas obrigações. Algumas vezes, personalidade, posição e poder entram em competição com as reaisprioridades.

“Ser polivalente significa ter a capacidade de estragar uma porção de coisas ao mesmo tempo.”

10. ENCONTRE MAIS TEMPO PARA VOCÊ

Se você quiser diminuir seu expediente de trabalho e chegar em casa duas horas mais cedo, terá de eliminar o equivalente em atividades e compromissos. Você não vai conseguir cortar essas duas horas em um único item; o mais provável é ir ganhando 10 minutos aqui e 30 minutos lá adiante, até completar os 120 minutos.

Comece examinando de que forma está gastando seu tempo. Olhe todos os assuntos registrados em sua agenda e considere as tarefas já realizadas. Enquanto estiver analisando cada registro, faça a si mesmo duas perguntas:

  • Será que esta foi a melhor maneira de usar meu tempo?
  • Será que eu estava realizando a tarefa correta no momento certo?

O próximo passo é estabelecer categorias para as tarefas que já foram executadas:

  • Qual tarefa poderia ter sido eliminada?
  • Qual tarefa poderia ter sido realizada em menos tempo?
  • Qual tarefa poderia ter sido delegada?
  • Qual tarefa poderia ter sido executada ao mesmo tempo que outra?

Essa análise deve ser usada como base para que você desenvolva novas maneiras de gerenciar seu tempo de maneira mais eficiente no futuro. Como planejar, organizar e estabelecer melhor suas prioridades? Será que você está investindo seu tempo de forma dispersa, sem foco no que é mais importante? Tente ser honesto a respeito do que pode melhorar.

O segredo, para a maioria das pessoas, é começar pela manhã, se você se sente mais energético no começo do dia, então é nesse horário que alcançará as mais altas taxas de produtividade. Se você faz o tipo vespertino, experimente a parte da tarde, de preferência logo após o almoço. Deixar as tarefas importantes para o final do dia, ou mesmo para a noite, normalmente não funciona.

Como você pode organizar seu dia de modo a ser mais ágil, mais organizado e produtivo pela manhã? Faça o planejamento das tarefas a serem realizadas no dia seguinte sempre antes de ir embora para casa. Isso minimiza a perda de tempo natural que todos temos no começo de cada manhã e facilita a tarefa de “construir relacionamentos”.

Aqui vai uma recomendação para você arranjar mais tempo livre:

Antecipe os problemas: estabeleça seus prazos de forma realista, sem grandes rasgos de otimismo, e mantenha-se ciente de que as coisas podem dar errado. Essa postura aumenta suas chances de realizar suas tarefas corretamente e sem perda de tempo caso algum problema surja inesperadamente.

“Nós nunca vamos ter mais tempo. Nós temos, e sempre tivemos, todo o tempo do mundo.” – Arnold Bennett

Lições extraídas do Livro
“Como se tornar mais organizado e produtivo” de Ken Zeigler

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