administração do tempo

Administração do tempo

A maioria das pessoas reclamam da falta de tempo justamente por não compreenderem sobre a administração do tempo para realizar suas atividades diárias, tudo devido a enorme quantidade de tarefas que tem para fazer.

O que acontece é que as pessoas quando se formam, ou até ingressam de alguma forma em uma função, profissão, em um empreendimento, são sempre ensinadas sobre O QUE fazer sendo ignorado o modo como se fazer o trabalho, principalmente aos detalhes que fazem o diferencial para se obter uma maior eficiência e eficácia. Não basta ser especialista no que se faz, é preciso ter noções da melhor maneira de realizar o trabalho e assim dominar a administração do tempo.

Como realizar a administração do tempo de forma eficaz?

O tempo é uma das coisas mais complexas e paradoxais pois o passado já se foi, o futuro ainda não chegou, e o presente se torna o passado, mesmo enquanto procuramos defini-lo (enquanto você lê esse artigo o tempo passa), e como se fosse num piscar de olhos num instante existe e se extingue.

Na maioria dos casos, a analise mostra que, com alguns ajustes, o individuo poderá produzir muito mais, com menos gasto de esforços. Chamamos de trabalho inteligente.

ORGANIZE UMA AGENDA DO TEMPO

Para identificar com precisão como você ocupa o seu tempo, faça uma agenda, dimensione exatamente o percentual de tempo utilizado em cada tipo de atividade. Pois não podemos controlar nosso tempo se não sabemos exatamente como o estamos utilizando. Geralmente somos levados a achar que sabemos como utilizamos nosso tempo, mas nem sempre isso é verdade. O princípio básico para administração do tempo é priorizar as tarefas realmente importantes e que nos trazem maiores resultados, aquelas que sempre deixamos para executar depois das mais fáceis!

Avaliar a forma como utilizamos nosso tempo é o primeiro passo que devemos dar, e após isso questionar: Os resultados seriam melhores se eu passasse o meu tempo trabalhando em outra atividade? Como eu poderia executar as tarefas mais importantes com mais frequência e eficiência?

Um outro aviso importante: Geralmente seus colegas de trabalho tem o costume de lhe passar material, assuntos e tarefas que não dizem respeito à sua atividade principal(ao seu foco). Este tipo de material deve imediatamente ser retornado à pessoa que realmente deve dar continuidade. Responda na própria correspondência e retorne imediatamente. Não deixe nada entulhando sua mesa ou caixa postal de e-mail. Sempre que possível evite dar respostas como: Vou ver e lhe retorno depois! Assim que tiver um retorno lhe informo! Dê as informações necessárias já no momento para que a pessoa mesmo pesquise sozinha! Não atue como intermediário de nada assim você terá sucesso na administração do tempo.

Você realmente sabe como usar o seu tempo?

A primeira medida para melhorar a utilização do tempo é verificar como ele vem sendo empregado. Muitas pessoas imaginam que sabem como usam seu tempo, mas quando eles são registrados, numa “tabela de tempo”, o resultado é surpreendente para estes indivíduos.

Algumas situações comuns observadas numa tabela de tempo:

  • Decisões sobre assuntos importantes;
  • Conversas telefônicas que se estendem demasiadamente;
  • Períodos de interrupções constantes;
  • Concentração em assuntos poucos importantes;
  • Períodos de “escravidão ao papel”, onde se manuseiam muitos papéis sem importância;
  • Falta de tempo para pensar e planejar, ficando escravo da rotina;
  • Períodos de grandes atividades consertando ou refazendo atividades anteriores.

Para efetivamente avaliar a administração do tempo, é necessário questionar o efetivo uso do mesmo.

Quanto tempo utilizar em cada tarefa?

A lei de Parkinson diz que o trabalho tende a preencher (ou adaptar-se) ao tempo disponível ou alocado para ele. Se você alocar uma hora para uma determinada tarefa, terá mais chances de terminar o trabalho dentro desse prazo, caso estabeleça duas horas para o mesmo trabalho provavelmente utilizará as duas horas para o trabalho. Na administração do tempo estabeleça sempre a quantidade de horas e datas para conclusão de projetos, provavelmente descobrirá um meio de fazê-lo dentro do prazo estabelecido por você, e sua produtividade aumentará bastante.

Superando o adiamento

O adiamento provavelmente consumirá mais tempo no seu local de trabalho do que em qualquer outro lugar. Se você for uma pessoa que costuma adiar, a mudança de atitude para o Faça Agora será um elemento chave para ajudá-lo a identificar onde existe adiamento nos seus hábitos profissionais e a superá-lo.

A maioria das pessoas é muito inteligente, até mesmo engenhosa, no que diz respeito a adiar as coisas. “Eu não tenho muito tempo” é uma desculpa comum. “Eu acho que eles disseram que não estariam aqui hoje, então eu não liguei.” “Não é tão importante. “A lista e motivos pelos quais uma tarefa não pode ser concluída é interminável. Seja tão esperto para concluir as coisas quanto o é para adiá-las, isso é fundamental na administração do tempo. Insista até encontrar a solução para cada problema sem adiá-lo. É aí que você deve concentrar o poder de sua mente, e não em desculpas inteligentes.

Na administração do tempo é preciso de determinação, e é o que desejo para você. FOQUE no que realmente vai te trazer resultados. E deixe as coisas mais insignificantes para depois. Assim você se tornará bem mais Organizado e produtivo.

Falo bastante sobre Organização e produtividade nesse artigo.

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2 Comentários

  1. Felipe
    2 de julho de 2015

    Achei show. O legal seria agora fazer um artigo sobre ferramentas de gerenciamento de tempo. 🙂

    Responder
    • 2 de julho de 2015

      Muito obrigado Felipe.. concordo com você .. logo logo estaremos analisando quais as melhores ferramentas para gerenciamento de tempo para prepararmos um artigo completo sobre o assunto.. Abraçoss

      Responder

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